ห้องลับ

ช่วงนี้ผมมีโอกาสใช้งาน VBA บน Excel มากขึ้น และเห็นข้อดีในการประยุกต์ใช้กับงานที่ทำ อยากแบ่งปันความรู้นี้ และหวังอย่างยิ่ง Getting Started with Excel จะทำให้เกิดประโยชน์กับทุกๆ คนที่ได้มาอ่านครับ

ผมขอเริ่มจากการใช้งานพื้นฐานก่อน เพื่อให้คนที่ไม่เคยใช้งานได้เรียนรู้ไปพร้อมๆ กับเรา โดยอ้างอิงเนื้อหาจาก The University of Texas at Austin ขออนุญาตใช้ Microsoft Excel 2010 บน Windows 7 ในการยกตัวอย่างครับ

สรุปหัวข้อดังนี้

1. เริ่มใช้งาน Excel
2. โครงสร้าง Excel
3. ทำงานบน Excel
4. สูตรและฟังก์ชัน
5. การตั้งค่าหน้ากระดาษ
6. การพิมพ์

เริ่มใช้งาน Excel

1. ดับเบิ้ลคลิกที่ไอออน Excel บน Desktop
2. หรือคลิกที่ปุ่ม Windows เลือก All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office 2010
3. หรือดับเบิ้ลคลิกที่เอกสาร Excel โดยตรงเลยก็ได้

ตอนนี้เราเปิดโปรเแกรม Excel ขึ้นมาแล้ว เริ่มสำรวจ Excel Interface กันครับ

ส่วนประกอบต่างๆ ของ Excel

1. The Ribbon: ริบบอน รวบรวมคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ แยกเป็นหมวดหมู่
   1. Tabs: ประกอบไปด้วย 7 แท็บหลักๆ ซึ่งอยู่ส่วนบนของหน้าจอ
   2. Groups: แต่ละแท็บจะแบ่งคำสั่งเป็นกลุ่มย่อยๆ ที่มีลักษณะเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน
   3. Commands: คำสั่งจะมีทั้งที่เป็นปุ่ม หรือกล่องสี่เหลี่ยมสำหรับป้อนข้อมูล หรือเมนูได้
2. Quick access toolbar: แถบเครื่องมือที่อยู่บน Title bar รวบรวมคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ เอาไว้ด้วยกัน สามารถปรับแต่งคำสั่งหรือเพิ่มปุ่มลัด เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
3. Formula bar: แถบสูตร ใช้สำหรับกำหนดสูตรคำนวณข้อมูล
4. Status Area: แถบสถานะ ใช้แสดงสถานะต่างๆ ของโปรแกรม
5. Scroll Bar: แถบเลื่อน ใช้เลื่อนไปยังพื้นที่ของเซลล์ที่ต้องการที่ไม่สามารถแสดงให้เห็นทั้งหมดในหน้าจอได้
6. Fill Handle: จุดจับเติม ใช้ในคัดลอกเซลล์
7. Sheet Tab scroll buttons: ปุ่มที่ใช้คลิกเพื่อเลื่อนไปยังเวิร์กชีทถัดไป
8. Worksheet Tabs: แสดงแท็บเวิร์กชีททั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก

Home Tab

แท็บที่มีกลุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ เช่น ตัด (Cut), คัดลอก (Copy), วาง (paste) การกำหนดรูปแบบของข้อความ, การค้นหา และการแทนที่คำ เป็นต้น

Insert Tab

แท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการแทรกงานต่างๆ เช่น ตาราง, ภาพประกอบ, แผนภูมิ, การเชื่อมโยง และข้อความ เป็นต้น

Page Layout tab

แท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการหน้ากระดาษต่างๆ เช่น ระยะขอบ, ชุดรูปแบบ, ตั้งค่าหน้ากระดาษ, รูปแบบการพิมพ์ และจัดเรียง เป็นต้น

Formulas tab

แท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการสูตรหรือฟังก์ชันต่างๆ เช่น ไลบรารีฟังก์ชัน, ชื่อที่กำหนด, ตรวจสอบสูตร และการคำนวณ เป็นต้น

Data Tab

แท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการข้อมูลต่างๆ ได้แก่ รับข้อมูลภายนอก, เรียงลำดับ และกรองข้อมูล เป็นต้น

Review tab

แท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์, สร้างข้อคิดเห็น และป้องกันชีทไม่ให้มีการแก้ไข

View tab

แท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการมุมมองของหน้ากระดาษ/ชีท/เวิร์กบุ๊ก เช่น มุมมองที่กำหนดเอง, การซูม และแสดง/ซ่อน รวมถึงการแช่แข็ง (Freeze Panes) หรือการแยกหน้าต่าง, การแสดงเส้นตาราง และซ่อนเซลล์ เป็นต้น

Formula bar

แถบสูตรอยู่ใต้แถบเครื่องมือ ใช้สำหรับกำหนดสูตรคำนวณข้อมูล ข้อมูลของเซลล์ที่ถูกเลือกจะแสดงในแถบสูตร เมื่อคลิกเมาส์ในแถบสูตร จะเห็นเครื่องหมาย ✖ และ ✔ ปรากฏ สามารถคลิกที่ไอคอน ✔ ตรวจสอบเพื่อยืนยัน และเสร็จสิ้นการแก้ไข หรือ ✖ เพื่อยกเลิกการแก้ไข

Name box

เป็นช่องแสดงการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่เลือกเช่น แสดงชื่อเซลล์เป็น B11 โดยชื่อเซลล์จะมาจากการชื่อหัวคอลัมน์ (Column Name) ต่อด้วย ชื่อแถว (Row Name) โดยจะต้องมีการอ่านตามลำดับ ดังนั้น B11 หมายถึง เซลล์ B11 ที่เกิดจากคอลัมน์ B ตัดกับแถวที่ 11

Row and column headings

ตัวอักษรและตัวเลขคือ การระบุแถวและคอลัมน์ในเวิร์กชีทหนึ่งๆ ของ Excel ส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์เรียกว่าเซลล์ ใช้แถวและหัวคอลัมน์เพื่อระบุการอ้างอิงของเซลล์ ตัวอย่างเช่น เซลล์ที่อยู่คอลัมน์ B และตัดกับแถว 11 เรียกว่า B11

Active cell

เซลล์ที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น เซลล์ที่เป็นแอกทีฟเซลล์จะมีเส้นกรอบสีดำเข้มล้อมรอบ

Fill handle

มุมขวาล่างของเซลล์ที่ใช้งานมีกล่องขนาดเล็กที่เรียกว่าจุดจับเติม ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วลากเมาส์ลงมา Excel จะช่วยให้เราคัดลอกข้อมูล และสร้างชุดของข้อมูลโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าเราพิมพ์เดือนมกราคมในแอกทีฟเซลล์แล้วลากจุดจับเติมไปสี่เซลล์ Excel จะแทรกกุมภาพันธ์, มีนาคม, เมษายน และพฤษภาคมให้

Worksheet tabs

ไฟล์ของ Excel ประกอบด้วยเวิร์กชีทหลายๆ ชีท เรียกว่าเวิร์กบุ๊ก (Workbook) แท็บเวิร์กชีทด้านล่างของหน้าจอ ช่วยในการเข้าถึงเวิร์กชีท แต่ละแผ่นง่ายขึ้น

---

ทำงานบน Excel

การเปิดและปิดเอกสาร

เมื่อต้องการเปิดเวิร์กบุ๊กเก่าที่มีอยู่ในเครื่อง ให้คลิกที่แท็บ File

Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ (dialog box) เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิดแล้วคลิก Open

การบันทึกเอกสาร

1. คลิกที่แท็บ File -> คลิก Save ไดอะล็อกบ็อกซ์ (dialog box) ก็จะปรากฎขึ้น
2. คลิกที่ปุ่ม Browse Folders (ที่มีรูปสามเหลี่ยมชี้ลง อยู่บนสุดของไดอะล็อกบ็อกซ์) เพื่อย้ายโฟล์เดอร์ที่ต้องการจะบันทึกไฟล์ **กรณีที่จำเป็น
3. หรือใช้แถบนำทาง (Navigation Pane หรือ Places bar) ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ภายใต้โฟลเดอร์หลัก แล้วบันทึกไฟล์ต้องการ
4. ในกล่องใส่ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์
5. คลิกที่ปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์ที่เลือก

ความแตกต่างระหว่าง Save As และ Save

1. บันทึกเวิร์กบุ๊กเป็นครั้งแรก:
   เลือกใช้ Save As เมื่อต้องการบันทึกแฟ้มที่มีชื่อที่แตกต่างกัน หรือบันทึกไว้ในสถานที่แตกต่างกัน
2. บันทึกเวิร์กบุ๊กที่มีการบันทึกไว้แล้วก่อนหน้านี้:
   เลือกใช้ Save เพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่ในที่มีชื่อเดียวกันในตำแหน่งเดียวกัน

สร้างเวิร์กบุ๊กใหม่

1. คลิกที่แท็บ File:
   Excel จะแสดง Backstage view ซึ่งสามารถเข้าถึงคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับแฟ้ม
2. เลือก New:
   Backstage view จะแสดง templates ที่สามารถเลือกในคอลัมน์กลาง
3. คลิกที่ไอคอน Blank Workbook:
   ไอคอน Blank Workbook อยู่ที่มุมซ้ายด้านบนของคอลัมน์กลาง
4. คลิกที่ปุ่ม Create:
   โดย Excel จะสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่บน Default Template

Note: สามารถกด Ctrl + N เพื่อสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่โดยไม่ต้องแสดง Backstage view ก็ได้

การแสดงหลายๆ ชีทหรือเวิร์กบุ๊กหลายๆ เล่มในเวลาเดียวกัน

1. เปิดเวิร์กบุ๊กที่ต้องการ:
   ให้คลิกเปิดหน้าต่างใหม่บนเมนู Window และสลับไปยังหน้าต่างใหม่ แล้วคลิกชีทที่ต้องการดู

การใส่ข้อมูลลงในเซลล์ ที่อยู่ในเวิร์กชีท (WorkSheet)

เราสามารถใส่ตัวเลข (มีหรือไม่มีตำแหน่งทศนิยมคงที่ก็ได้), ข้อความ, วันที่หรือเวลา ในเซลล์เดียวหรือหลายเซลล์ก็ได้

1. คลิกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล
2. ป้อนข้อมูลที่ต้องการลงในเซลล์
3. เมื่อป้อนข้อมูลจบแล้ว ให้กด Enter หรือคลิกเมาส์ที่เซลล์อื่น

การย้ายเซลล์ที่ใช้งาน

1. การ Drag เมาส์เพื่อกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการ:
   1. คลิกเมาส์ปุ่มซ้ายค้างไว้ที่เซลล์เริ่มต้นที่ต้องการ
   2. ทำการลากเมาส์ (Drag) ผ่านเซลล์ที่ต้องการทำแถบสี โดยยังไม่ปล่อยคลิก
   3. เมื่อ Drag เมาส์ไปถึงเซลล์สุดท้ายที่ต้องการแล้วจึงปล่อยคลิก สังเกตเซลล์ที่ได้ทำการ Drag จะเกิดแถบสีขึ้นดังรูป
      
      

2. การเลือกทั้งแถว (Row):
   คลิกที่ชื่อหัวแถวที่ต้องการเลือก สังเกตจะเกิดแถบสีทั้งแถวที่เลือก ดังรูป
   

3. การเลือกทั้งคอลัมน์ (Column):
   คลิกที่ชื่อหัวคอลัมน์ที่ต้องการเลือก สังเกตจะเกิดแถบสีทั้งคอลัมน์ที่เลือก ดังรูป
   

4. การเลือกข้อมูลทั้งเวิร์กชีท (WorkSheet):
   คลิกที่เซลล์มุมบนด้านซ้ายของจุดตัดกันของหัวแถวและหัวคอลัมน์ หรือกดปุ่ม Ctrl + A

การจัดรูปแบบข้อมูล (Formatting Data)

ใน Excel สามารถเปลี่ยนแบบอักษร และรูปแบบเซลล์หรือข้อความ ด้วยแถบจัดรูปแบบ โดยแถบจัดรูปแบบมีเครื่องมือหลายชนิดที่สามารถใช้เพื่อเปลี่ยนรูปแบบเช่น “ปุ่ม B” ตัวหนา, “ปุ่ม I” ตัวเอียง และปุ่ม U ตัวขีดเส้นใต้

การเปลี่ยนรูปแบบและตัวอักษร โดยใช้การจัดรูปแบบเซลล์

1. พิมพ์คำว่า “ห้องลับ.คอม” ในเซลล์ B11 เพื่อความสะดวกเพื่อนๆ สามารถกระโดดไปที่เซลล์ B11 ได้ทันที โดยกด F5 พิมพ์ b11 และคลิก OK
   

   

2. ตอนนี้เราอยู่ที่ตำแหน่ง B11 แล้ว ให้คลิกขวาที่เซลล์ และเลือก Format Cells กล่องโต้ตอบก็แสดงขึ้นมา
3. จะเห็นแท็บย่อยทั้งหมด 6 แท็บดังนี้
   1. Number (ตัวเลข): ใช้กำหนดรูปแบบตัวเลขเช่น ทศนิยมกี่ตำแหน่ง, จัดรูปแบบเป็นวันที่ หรือสกุลเงิน เป็นต้น
   2. Alignment (การจัดแนว): ใช้จัดชิดซ้าย, ชิดขวา, กึ่งกลางเซลล์ หรือจัดอักษรให้อยู่ในแนวตั้ง แนวเอียง และถ้าข้อความยาวเกินไป สามารถย่อให้เล็กลง จะรวมเซลล์ให้ครอบคลุมข้อความทั้งหมดก็ได้
   3. Font (แบบอักษร): ใช้กำหนดชนิดตัวอักษร, ลักษณะ, ขนาด และสี
   4. Border (เส้นขอบ): ใช้กำหนดลักษณะเส้นขอบ ของเซลล์นั้นๆ ใช้สำหรับการกำหนดเส้นตาราง หรือเส้นใต้ เป็นต้น
   5. Fill (การเติม): ใช้กำหนดลวดลายพื้นหลัง และสีพื้นหลัง
   6. Protection (การป้องกัน): ใช้ป้องกันการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเซลล์ หรือชีท

---

สูตรและฟังก์ชัน

สูตรและฟังก์ชัน คือจุดแข็งของสเปรดชีท (speadsheet) เราสามารถใช้ในการคำนวณข้อมูลทางการเงิน, ทางสถิติ และวิศวกรรม มีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการทำงาน และสามารถสร้างสูตรนำไปใช้ซ้ำได้อีกด้วย

สูตรคำนวณปกติ

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ B13
2. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์เช่น =B11+B12 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter
3. ที่เซลล์ B13 จะแสดงผลลัพธ์และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคำนวณที่กำหนดไว้

คัดลอกสูตร

วิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อคัดลอกสูตรจะมีจุดจับเติมที่มุมขวาล่างของเซลล์ สร้างสูตรเริ่มต้นแล้ววางตำแหน่งเมาส์บนจุดจับเติม ลากมากกว่าเซลล์ที่อยู่ติดที่ที่เราต้องการคัดลอกสูตรไป

ฟังก์ชัน SUM()

ใช้ในการหาผลรวม สามารถระบุเป็นอาร์กิวเมนต์ โดยกำหนดเป็นช่วง, การอ้างอิงเซลล์, อาร์เรย์, ค่าคงที่, สูตร หรือผลลัพธ์จากฟังก์ชันอื่นได้เช่น SUM(B11:B15) จะบวกตัวเลขทั้งหมดที่มีอยู่ในเซลล์ B11 ถึง B15 หรือ SUM(B11, B12, B13, B14, B15) จะบวกตัวเลขที่มีอยู่ในเซลล์ B11, B12, B13, B14 และ B15

ปุ่ม AutoSum

คือสูตรคำนวณผลรวมชุดข้อมูลตัวเลขจากคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน เราสามารถกดปุ่ม Alt ตามด้วยปุ่ม = ( หรือ ปุ่ม Autosum อักษรตัว Sigma ในแท็บ Formulas) ก็จะได้ผลลัพธ์แสดงในเซลล์ถัดจากกลุ่มเซลล์ที่ต้องการให้คำนวณ

การใช้ปุ่มฟังก์ชันการแทรก

คลิกที่ปุ่ม Insert Funtion ในแท็บ Formulas กล่องโต้ตอบก็แสดงขึ้นมา

1. คลิกเลือกหมวดหมู่ฟังก์ชันที่สนใจ
2. ในฟังก์ชันกล่องโต้ตอบให้ระบุเซลล์ที่ทำงาน เรียกว่าอาร์กิวเมนต์ เลือกเซลล์ด้วยเมาส์และคลิก OK ให้สังเกตการสร้างฟังก์ชันในแถบสูตรด้านบน

---

การตั้งค่าหน้ากระดาษ

การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับชีท ที่จะทำงาน (Page Setup)

1. การกำหนดหน้ากระดาษและชนิดกระดาษ
   1. คลิกที่แท็บ File -> Printer หรือ Ctrl + P หรือ Alt + FP เพื่อเปิดพาเนล Printer แล้วเลือก Page Setup ดังรูป
      

   2. คลิกเลือกแท็บ Page
   3. Orientation เลือกรูปแบบของกระดาษ แนวตั้ง (Portrait) หรือแนวนอน (Landscape)
   4. Scaling กำหนดการย่อ หรือขยายขนาดของชีท ในส่วนของ Adjust to: และ Fit to: ขนาดของความสูงของหน้าที่ต้องการให้เป็นแบบคงที่ได้
   5. Paper size: กำหนดขนาดของกระดาษที่ต้องการทำงานได้เช่น A4, Letter, Legal..
   6. Print Quality: กำหนดคุณภาพของการพิมพ์งานได้ ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์
2. การกำหนดระยะขอบของหน้ากระดาษ
   เมื่อต้องการเปลี่ยนระยะขอบ คลิกเลือกที่แท็บ Margins และกำหนดระยะขอบที่ต้องการ หน่วยวัดเป็นนิ้ว
3. การกำหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ (Footer)
   1. คลิกเลือกแท็บ Header/Footer
   2. เมื่อต้องการกำหนดในส่วนหัวกระดาษ โดยเลือกรูปแบบข้อความที่ต้องการ
   3. ถ้าต้องการกำหนดหัวกระดาษเอง ให้คลิกที่ปุ่ม Custom Header จะแสดง Header Dialog ดังนี้
      

---

การสั่งพิมพ์เอกสาร

1. คลิกที่แท็บ File -> Printer หรือ Ctrl + P หรือ Alt + FP เพื่อเปิดพาเนล Printer ดังรูป
   

2. ในพาเนล Printer คลิกเลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ
3. เลือกจำนวน Copies เพื่อระบุจำนวนชุดเอกสารที่ต้องการพิมพ์
4. หลังจากนั้นคลิกไอคอนรูป Printer เพื่อพิมพ์เอกสาร

นี่คือการใช้ Excel เบื้องต้นที่ผมสรุปย่อมาได้ครับ

จัดทำโดยทีมงาน คลีนโค้ด